Roofs 2011-07-03 DIGI-aanvraag

In Nederland vallen dagelijks bij de diverse dakdekkers honderden offerteaanvragen in de bus,
de postbus, de brievenbus of de inbox. In twee jaar tijd is er een ware omwenteling geweest in de wijze waarop deze aanvragen ons bereikten. Was het nog niet zo lang geleden nog gewoon dat een opdrachtgever even informeerde of er tijd en interesse was om een aanbieding te maken, nu worden we nog maar zelden vooraf benaderd (of geïnformeerd) dat er een aanvraag binnenkomt.

Destijds kwamen er dozen met tekeningen met de postbode onze kant op. Waarbij we ons regelmatig afvroegen of het geld niet op kon - omdat er klaarblijkelijk niet even was gekeken welke informatie voor ons als dakdekker al dan niet relevant was om een aanbieding te kunnen maken. Plots kwamen er CD-roms met werkelijk alle informatie m.b.t. de aanvraag  binnen, iedereen dezelfde info. Schiften was nu duurder dan kopiëren. Inmiddels komen er bijna geen aanvragen op papier meer binnen en ook de CD-roms hebben alweer een opvolger gekregen. De aanvraag komt geheel via de digitale snelweg onze kant op.

De DIGI-aanvragen komen via professionele sites binnen. Met speciale programma’s worden ons ongekende hoeveelheden MB’s en GB’s aangeboden om te downloaden. Hopelijk ben ik niet de enige die al eens een mail van een compleet onbekend mailadres als spam heeft weggegooid omdat de opdrachtgever niet van tevoren had aangegeven dat hij met de moderne tijd meeging.

Leuke bijkomstigheid voor de aanvragers is dat de kosten voor het aanvragen van offertes drastisch zijn gedaald. Lichtdrukkosten en porti zijn nihil en het staat ook nog eens hartstikke groen ook. Er wordt aantoonbaar minder papier, inkt etc. verbruikt. Wat zal dat mooi staan in het volgende milieurapport van het bedrijf!

Wij, de ontvangers van al deze digitale aanvragen,  weten dat de kosten gewoon zijn verplaatst naar de volgende in de aanvraagketen. Naar ons dus. Wij moeten meer kosten maken en verbruiken meer papier en inkt dan ooit tevoren.

Als ze niet per ongeluk worden weggegooid of bewust worden geretourneerd, dan worden al deze aanvragen door de dakdekkers in den lande geprint, vergroot, gecalculeerd en afgeprijsd. Tonnen papier gaan hier op jaarbasis in om. Dan moet vervolgens voor de digitale aanvraag natuurlijk een papieren aanbieding komen, die bij de aanvrager kan worden ingeleverd. Soms nog steeds letterlijk ingeleverd, omdat voor 10 uur de post uit de postbus nog niet is verwerkt, de post op het postadres pas ’s middags wordt bezorgd en omdat de TNT Post , voorheen onze nationale trots de PTT, ook niet meer kan toezeggen dat post voor 17.00 uur afgegeven de volgende dag bezorgd is. Dus mogen we ook nog met onze vervuilende MPV’s een uurtje in de spits rijden om deze in te leveren.

Ik ken zelfs opdrachtgevers die de offertes op tijd op papier én digitaal in huis willen hebben. Het openen van de enveloppen gaat dan zeker samen met een collega die de stukken digitaal verwerkt? Hoezo driedubbel op!?

Bijna al deze aanbiedingen zullen te zijner tijd opdracht worden en jaarlijks voeren wij als dakaannemers dan ook duizenden werken uit van klein, groot tot megagroot. Al die duizenden werken moeten gefactureerd worden. Dat zijn er niet duizenden, maar een veelvoud hiervan, want van voorfinancieren houden wij dakdekkers niet - dus wekelijks een factuur op een doorlopend werk is eerder standaard dan uitzondering.

Dit zeg ik nu wel, maar opdrachtgevers trachten het aantal facturen op werken steeds vaker te beperken. Dit drukt zijn administratiekosten en aan voorfinancieren heeft ook de opdrachtgever een broertje dood. Dus liever wat minder en wat grotere termijnen, dat vindt hij wel lekker. Maar wij blijven stug met regelmaat factureren, want onze jongens en meiden willen ook op tijd hun salaris en de leveranciers factureren bij levering en niet als wij bellen dat de materialen verwerkt zijn. Op tijd factureren is dus van levensbelang voor ons soort bedrijven.

Maar nu ineens is er geen digitale snelweg meer! Weg, foetsie! Bonnen, weekstaten en wat al niet meer moeten persoonlijk op het werk worden ingeleverd en later weer worden opgehaald. Ook factureren moet ouderwets op papier, met kopieën van eerder afgetekende bonnen, weekstaten, termijnoverzichten etc. etc. Dit alles moet samen in een envelop met TNT Post naar de opdrachtgever. Wij hebben slechts één opdrachtgever die zijn rekeningen digitaal wil ontvangen.

Vreemd? Misschien niet. Want ook daar weten ze dat  je alles wat opgestuurd wordt niet zelf hoeft te printen. En dat scheelt zoveel papier.

Maar vooruit. De start met de DIGI-aanvraag is gemaakt. Hopelijk gaat de omzetting naar DIGI-bonnen en DIGI-facturen binnen de bouw ook zo snel en hebben we dadelijk weer meer tijd voor het onderhouden van onze relaties.

Theo Wiekeraad