Roofs 2014-10-03 Opdracht

Bij de totstandkoming van een opdracht blijken vele motieven te spelen. De inspanning die bij een gemiddelde aanbesteding door de dakaannemer geleverd moet worden is gigantisch en wordt steeds groter. De nieuwe manier van aanbesteden, waarbij EMVI criteria van toepassing zijn, maakt het noodzakelijk dat de aanbieders niet meer kunnen volstaan met opnemen van het dak, het vaststellen van de hoeveelheden en daar middels calculatie een prijs aan te verbinden.
De dakaannemer zal expertise en (vooral) meer tijd moeten investeren in het verkrijgen van een opdracht.
Bij EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) worden naast prijs andere criteria meegewogen. De wet beperkt de aanbesteder niet in het gebruik van het aantal en soort  van gunningscriteria. Dit betekent in de praktijk dat door de aanbesteder gecontracteerde adviesbureaus nu nog regelmatig ontsporen in het aantal en de soort criteria. Hoewel de diverse criteria naast prijs wel van toepassing moeten zijn op de opdracht, is er sprake van overvragen wanneer deze gepubliceerde lijst gevraagd wordt in te vullen:
Uitvoering, Projectmanagement, Levertijd of planning, Opleverdatum, Plan van aanpak, Kwaliteit
Competenties, Bekwaamheden, Milieukenmerken, Gebruikskosten, Levensduurkosten, Total cost of ownership, Rentabiliteit, Klantenservice, Duurzaamheid, Sociale factoren, Esthetische en functionele kenmerken, Presentatie, Risicomanagement, Overlast omgeving, Waardering verleden, Klantenservice en technische bijstand, enz.
De criteria en weging (beoordeling) moet zo objectief, transparant en proportioneel mogelijk zijn, zo wordt beschreven. Iedere aanbestedende partij geeft hier op dit moment een eigen invulling aan, waardoor je, wanneer je besluit deel te nemen aan een EMVI aanbesteding, moeilijk tot niet kunt inschatten waar je aan toe bent. Er zal nog veel ervaring opgedaan moeten worden voordat deze aanbestedingsvorm door de dakaannemer als aantrekkelijk en eerlijk wordt ervaren. Dit betekent evenwel dat ook de dakaannemers hier niet aan ontkomen.
Bij twee zo verschillende belangen (de opdrachtgever wil zo economisch mogelijk en de opdrachtnemer juist het tegenovergestelde) zal het spanningsveld waarop de opdracht tot stand moet komen echter altijd aanwezig zijn.
Wat mij daarnaast opvalt, is het grote verschil in de communicatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever voor en na de totstandkoming van de opdracht. Voorafgaand aan de opdracht is er veel, zo niet alles, mogelijk. Zowel op technisch, esthetisch als in organisatorisch opzicht wordt veel (te veel) toegezegd.  Eén van de aspecten die ik wil uitlichten is het uitvoeren van een gedegen werkvoorbereiding.
Het uitvoeren van een gedegen werkvoorbereiding wordt inzichtelijk door het samenstellen/presenteren van een projectmap, waarin het werk gedocumenteerd en planmatig wordt beschreven. Er wordt feitelijk gevraagd de toch al noodzakelijke werkvoorbereiding op papier aan de opdrachtgever te presenteren. De praktijk leert dat vele dakaannemers hieraan nog onvoldoende invulling geven. Het wordt ervaren als een ongewenste administratieve (kostbare) last.
Het is daarentegen heel vervelend voor de opdrachtgever als je net na de felicitatie voor de totstandkoming van de opdracht hiermee geconfronteerd wordt. In plaats van een feestje over het nieuwe dak, start een strijd over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de opdracht.
Ik begrijp dan ook goed waarom opdrachtgevers partijen contracteren om te waarborgen dat werkzaamheden overeenkomstig opdracht worden uitgevoerd. Opdrachtgevers hebben terecht geen zin deze strijd te voeren.
Het is onwenselijk dat het geven van een opdracht leidt tot negatieve sentimenten. In dat licht beschouwd sta ik positief tegenover de nieuwe manier van aanbesteden. Ik begrijp wel dat de administratieve last voor de dakaannemer groter wordt, maar verwacht dat juist hierdoor het verschil in de communicatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever voor en na de totstandkoming van de opdracht wordt weggenomen.
Opdracht geven en opdracht nemen moeten hierdoor weer een feestje worden.
Nic-Jan Bruins