Roofs 2018-09-15 Wat te doen tegen spookfacturen?

Helpdesk VEBIDAK

Het is inmiddels allang geen onbekend fenomeen meer: spookfacturen. Het gaat veelal om facturen met relatief kleine bedragen en voor algemene diensten of producten. Mede hierom zijn criminelen nog steeds bijzonder ­succesvol in het binnenhalen van grote sommen geld. De kans is groot dat het u ook al eens is overkomen. Wat kunt u doen om dit te voorkomen?

Bekijk binnenkomende facturen altijd kritisch. Vooral kleine organisaties zijn steeds vaker doelwit van criminelen die spookfacturen en nepcontracten aanbieden. De fraude­helpdesk zette de aantallen op een rij: in 2016 waren er 2528 meldingen, in 2017 waren dat er 3575. Als u zelf een ­factuur uitreikt, moet u een aantal gegevens verplicht vermelden. Deze verplichting komt voort uit de factuurvereisten voor de BTW. Soms is er sprake van een spookfactuur. De makers van spook- of nepfacturen gebruiken vele trucs om u te misleiden.

Maatregelen tegen spookfacturen

U kunt diverse maatregelen nemen om het risico te ­verkleinen dat u onterecht een factuur betaalt:

• Zorg dus allereerst dat u facturen altijd controleert;
• Controleer of de afzender al vaker een levering heeft gedaan;
• Ga na – bijvoorbeeld op de website van de afzender – of de adresgegevens op de factuur correct zijn;
• Vraag binnen uw bedrijf na of de bestelling is gedaan en geleverd;
• Bel naar de afzender.

Malafide contracten ook gewild bij criminelen

De fraudehelpdesk signaleerde ook veel fraude rond nepcontracten. Een malafide verkoper belt bijvoorbeeld naar uw bedrijf met de vraag of u het (niet bestaande) contract wil verlengen. U weigert en tekent een schriftelijke opzegging, dat eigenlijk een contract blijkt te zijn. Of u betaalt een ­factuur waarop in de welbekende kleine lettertjes staat dat het om een contract gaat.

Aantal fraudegevallen ligt waarschijnlijk hoger

De fraudehelpdesk verwacht dat het aantal fraudegevallen in werkelijkheid nog hoger ligt. Niet alle slachtoffers melden zich namelijk. Soms blijft melding ook uit omdat de bewijslast bij de gedupeerde lag. Maar sinds 2016 is die bewijslast omgedraaid: de aanbieder van een product moet nu bewijzen dat de geboden informatie afdoende en transparant is en niet in de kleine lettertjes verstopt. De wet zorgt ervoor dat zulke praktijken strafbaar zijn én dat uw organisatie ­makkelijker onder een overeenkomst uit kan komen als deze op misleidende wijze tot stand is gekomen. Fraudeurs kunnen maximaal twee jaar gevangenisstraf of een boete van ­maximaal € 81.000 riskeren. Het loont dus de moeite om fraude te melden, bijvoorbeeld bij de fraudehelpdesk.