Roofs 2000-04-08 "Prestatiecontract stelt ook eisen aan de opdrachtgever

Uitbesteding van onderhoud op basis van een prestatiecontract verhoogt de kwaliteit en efficiency van het uit te besteden werk en verlaagt de onderhoudskosten, stelde Cock de Jong, manager business development van de Consolidated Groep, in het najaar van 1999 tijdens de bijeenkomst Droog Presteren. Veel dakdekkersbedrijven zijn volgens hem nog niet klaar voor dit concept. Maar veel opdrachtgevers misschien ook niet.

Binnen de huidige ontwikkeling is een sterke verandering van gebouwenbeheer waarneembaar. In het beheer staat een planmatige aanpak centraal. De technische beheerder van vroeger is een financieel economische beheerder geworden. Een beheerder die op basis van geldelijke overwegingen het beheer coördineert in plaats van zelf repareert en controleert. Tegelijkertijd tekent zich steeds nadrukkelijker een tendens af waarbinnen de inspanningsverplichting plaats maakt voor resultaatverplichting. Het is allemaal heel mooi dat een door de beheerder ingeschakeld dakdekkersbedrijf zijn best doet, maar dat is niet genoeg. De beheerder wil zekerheid, geen gezeur en hij wil zich vooral niet druk hoeven te maken over de kwaliteit van het onderhoudswerk.
In dat laatste aspect ligt vooral de rechtvaardiging om het onderhoud uit te besteden. Niemand bestrijdt inmiddels meer de opvatting dat het onderhoud aan daken tot de werkzaamheden van een specialistisch vakgebied gerekend mag worden. De uitvoering van dakwerken kent ook veel onbeheersbare factoren die maar beter aan specialisten overgelaten kunnen worden. Een andere reden om tot uitbesteding over te gaan is dat het continuïteit in de onderhoudsinspanning met zich mee brengt die de beheerder vervolgens weer in staat stelt om zich op haar kernactiviteiten te richten. Tot slot is iedereen het erover eens dat uitbesteding van onderhoud in positieve zin bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit en efficiency en verlaging van de onderhoudskosten.

Risico's

Vrijwel altijd wordt het onderhoud uitgevoerd op basis van een overeenkomst die gebaseerd is op een inspanningsverplichting. Volgens Cock de Jong is er veel voor te zeggen om het onderhoud in een prestatiecontract vast te leggen. Een van de belangrijkste argumenten is dat met het prestatiecontract het risico en de verantwoordelijkheid volledig bij de opdrachtnemer komen te liggen. Voor de opdrachtgever is het onderhoud daarmee beter te budgetteren en het onderhoud optimaal te beheersen. Bovendien verwacht De Jong dat goede afspraken over de te leveren prestatie altijd zullen leiden tot de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding. "Uitbesteding op basis van een prestatie betekent uitbesteding van het gehele beheer van het bouwdeel en het hierbij handhaven van het afgesproken conditieniveau. Daarentegen, uitbesteding van werkzaamheden die puur de onderhoudstaak betreffen, is gebaseerd op het verrichten van inspanningen. De onderhoudscontracten die dakdekkersbedrijven met beheerders afsluiten behoren doorgaans tot de laatste categorie.De contracten mogen dan keurige namen hebben als dakbeheer, dakconcept en dergelijke, in de branche is nog nauwelijks sprake van een echt prestatiecontract.Het zijn overeenkomsten die feitelijk niet meer behelzen dan een bundeling van allerlei inspanningsverplichtingen."
Een prestatiecontract kan worden afgesloten vanuit verschillende startpunten: de nieuwbouw van een bouwdeel, de renovatie van een bouwdeel of vanuit de bestaande beheerssituatie. Een van de lastigste zaken die geregeld moet worden bij het aangaan van een prestatieovereenkomst is het definiëren van die te leveren prestatie. Is de prestatie voldoende zolang het dak niet lekt, of mag van de opdrachtnemer meer verlangd worden? En hoe zit het met de werkzaamheden die in de resterende exploitatieperiode moeten worden verricht? Het is zeker niet gemakkelijk om alles in de vorm van een prestatieovereenkomst te gieten, stelt de Jong. Wat de oplossing in elk geval heel dicht bij brengt is een formulering van het kwaliteitsniveau c.q. het conditieniveau. Op basis van objectieve parameters dient de conditie gemeten te worden waarbij vervolgens nog aanvullende prestatie-eisen omschreven kunnen worden. De opdrachtgever heeft een bepalende rol bij de bovengenoemde aandachtspunten.
Het is aan de opdrachtnemer de taak om de prestatie te leveren door diensten aan te bieden van een optimale kwaliteit. Kwaliteit die tot uitdrukking komt in de juiste advisering, een op het project geëigende materiaalkeuze, de goede uitvoering van de werkzaamheden en het juiste dakbeheer.

Professionele kennis

Een en ander impliceert dat de opdrachtgever over de nodige professionele kennis ten aanzien van gebouwbeheer en conditiemeting zal moeten beschikken. Hij zal moeten weten wat het prestatieprincipe inhoudt om daarmee de werkelijke prestatieconcepten te kunnen onderscheiden. Deze eisen maken het minder gemakkelijk om het prestatieconcept in de dakensector branchebreed in te voeren. De Jong: "De ondernemers in de dakenbranche zijn gewend aan een werkwijze die gebaseerd is op inspanningen. Bovendien heerst er binnen de sector nog teveel een mentaliteit van meters maken, goedkoop inkopen en producten toepassen van een discutabele kwaliteit. Ook hebben dakdekkersbedrijven doorgaans weinig kennis van gebouwbeheer en het prestatieprincipe. Op dit gebied moet er nog veel veranderen."

Vertrouwen

De belangrijkste peiler onder de basis van elk prestatiecontract is echter het vertrouwen. Het afsluiten van een prestatiecontract is het aangaan van een partnerschap en dat kan alleen tot succes leiden als er sprake is van wederzijds vertrouwen. Het vertrouwen kan worden gewonnen door zaken te doen met deskundige partijen die hetzelfde doel voor ogen hebben. Partijen die ook beseffen dat succes alleen mogelijk is wanneer er helderheid wordt gecreeerd en daarom bereid zijn open en eerlijk met elkaar te communiceren. In die zin sluit De Jongs opvatting nauw aan bij de mening van Armand Doggen, adjunct-directeur van Vebidak. Ook hij benadrukte tijdens het seminar Droog Presteren dat vertrouwen van beide partners aan de basis van elk prestatiecontract moet liggen. Eerst komt vertrouwen en dan pas het prestatiecontract, aldus Doggen. Wanneer het contract niet gebaseerd is op wederzijds vertrouwen, heeft het allemaal weinig zin.

door: Mari van Lieshout