Roofs 2000-04-10 Prestatieovereenkomst sluit aan bij modern gebouwenbeheer

De afdeling Gebouwen Advies van de dienst Gemeentewerken Rotterdam heeft als een van de eerste ten behoeve van het gebouwenbeheer voor hun klanten prestatieovereenkomsten ontwikkeld. Senior adviseur Ton de Gelder spreekt liever over prestatie /samenwerkingsovereenkomsten, waar zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever voordeel bij hebben.

De afdeling Gebouwen Advies, onderdeel van gemeentewerken Rotterdam is belast met de advisering in de breedste zin van het woord, maar dan ook de allerbreedste. De adviezen hebben betrekking op alle facetten die met de exploitatie van een gebouw van doen hebben, van het schoonmaken van de dakgoot tot en met de ongestoorde werking van het koffiezetapparaat. De afdeling werkt in opdracht van zowel partijen die tot de gemeentelijke organisatie behoren als voor partijen die niets met de gemeente van doen hebben. Vanuit haar adviserende rol streeft Gebouwen Advies naar het terugdringen van de investerings- en exploitatiekosten.
In de achterliggende jaren heeft de afdeling prestatieovereenkomsten ontwikkeld waarin de garanties van het resultaat zijn vastgelegd. Volgens Ton de Gelder, senior adviseur van Gebouwen Advies, hebben diverse overwegingen meegespeeld bij het ontwikkelen van deze overeenkomsten. Een belangrijke reden om eens aan een ander soort systeem van onderhoud te denken, is het feit dat tegenwoordig steeds meer opdrachtgevers terugkeren naar hun oorspronkelijke kerntaken / doelstellingen. "Opdrachtgevers zitten in een gebouw dat nodig is voor het productieproces. De kwaliteit van het productieproces wordt onder meer bepaald door de kwaliteit van het gebouw. Elke organisatie wil het productieproces onder alle omstandigheden continueren zonder daarbij voor financiële verrassingen te komen staan. Die doelstellingen willen onze opdrachtgevers ook op de langere termijn gewaarborgd zien waarbij alles wordt gerealiseerd binnen de beschikbare budgetten. De prestatieovereenkomsten vormen een effectief instrument om die doelstellingen te realiseren," zegt De Gelder.
De eerste winst die volgens de senior adviseur wordt behaald is het verminderde toezicht en controle op de uitvoering. De partners die besluiten een prestatieovereenkomst aan te gaan, hebben zich immers tot een resultaat verplicht en dragen er zelf verantwoording voor. Dat betekent dat daardoor ook de administratieve druk vermindert, de facturering wordt immers vereenvoudigd.
Bij de ontwikkeling van de prestatieovereenkomst vormde de veiligheid en de mogelijke aansprakelijkheidsstelling voor klanten en opdrachtgever eveneens een punt van overweging.

Actievere rol

De jarenlange ervaring op advies- en beheersgebied aan zowel gebouwen als aan installaties kwam bij de ontwikkeling van de prestatieovereenkomst goed van pas. "We hebben nadrukkelijk in samenwerking met de opdrachtgever gezocht naar een effectievere rol van alle partijen om daardoor te komen tot een lagere exploitatielast. In die zin spreek ik dan ook liever over een prestatie / samenwerkingsovereenkomst.
De Gelder onderscheidt twee soorten prestatieovereenkomsten: de aanbestedings- en de overlegvariant. De afdeling Gebouwen Advies koos voor de overlegvariant omdat daarmee tijdens het ontwikkelingstraject tussen kwaliteit (i.c. de te leveren prestatie) en het financiële kader nog aanpassingen mogelijk zijn.
Bij het aangaan van prestatiecontracten is het lastig het vertrekpunt vast te stellen; sommige daken gaan nog twintig jaar mee andere zijn al rijp voor sloop. Gebouwen Advies opteerde voor prestatiecriteria die gezamenlijk werden vastgesteld op basis van een meetbare conditie. Dit is tevens de minimale conditie waaraan de daken gedurende de looptijd van het contract moeten voldoen.
Het financiële kader is vastgelegd aan de hand van een historische marktbenadering en de beschikbare gegevens over klachten en storingen. De Gelder: "Tenslotte hebben we aannemers geselecteerd op basis van de (historische) prijs-kwaliteitverhouding alsmede de klantvriendelijkheid ten aanzien van de gebruikers van het gebouw. Natuurlijk is niet elke aannemer of elk dakdekkersbedrijf een geschikte kandidaat. Het is van groot belang dat dakdekkersbedrijven de interne organisatie hebben afgestemd op de werkwijze die hoort bij de verantwoordelijkheden welke gekoppeld zijn aan een prestatieovereenkomst. De opdrachtgevende partij wil waarborgen al dan niet vastgelegd in garanties en of verzekeringen. VCA of ISO certificeringen impliceren een zekere kwaliteit van werken en de gecertificeerde bedrijven zullen doorgaans de voorkeur genieten. Een en ander brengt met zich mee dat prestatieovereenkomsten bij voorkeur worden afgesloten met bedrijven die een zekere schaalgrootte hebben. Bovendien kan je in zijn algemeenheid stellen dat alleen de grotere dakdekkersbedrijven over voldoende vakkennis beschikken en de flexibiliteit hebben om de werkzaamheden te organiseren."
In de Rotterdamse situatie is het onderhandelen over de prijs door Gebouwen Advies gestart met de geselecteerde (gespecialiseerde) aannemers. In de twintig jaar durende prestatieovereenkomst bij bitumineuze dakbedekkingen zijn zowel de kosten opgenomen die gemoeid zijn met de inspectie en het onderhoud als de kosten van vervangingen.

Zichtbare besparingen

Volgens De Gelder zullen met een prestatieovereenkomst snel de besparingen zichtbaar worden, zowel aan de kant van de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer. Aan de kant van de opdrachtgever zijn die besparingen gerealiseerd door een zorgvuldige selectie van de aannemers en de daarbij horende aanbestedingen. Ook de prijsonderhandelingen en opdrachtverstrekkingen hebben direct tot een besparing geleid. Tot slot is er bij de opdrachtgever bespaard op toezicht, uitvoeringscontrole en de facturering.
Bij de opdrachtnemer komen de voordelen met name tot uitdrukking waar het de organisatorische werkzaamheden betreft. Hij zal minder afstemmingsverliezen hebben, in staat blijken de te verrichten werkzaamheden tijdig in te plannen en daardoor ook een betere inkoopplanning en afstemming van de logistiek kunnen realiseren. Uiteraard is ook de opdrachtnemer minder tijd kwijt aan facturering.
Volgens de Gelder hebben enkelen van zijn opdrachtgevers nu reeds gekozen voor prestatieovereenkomsten. Die overeenkomsten hebben betrekking op zowel het onderhoud van bitumineuze dakbedekkingen, het gevelonderhoud als het onderhoud van installaties bij gym- en sportzalen.

Goede keuze?

En dan de hamvraag: is een prestatieovereenkomst een goede keuze? Senior adviseur De Gelder meent van wel want de opdrachtgever en de opdrachtnemer behalen beiden voordelen. "De opdrachtgever is met behulp van de prestatieovereenkomst in staat voor een langere termijn een hogere kwaliteit te leveren tegen lagere kosten. Ook verkrijgt hij een beter inzicht in de onderhoudskosten op langere termijn. En een gebouw dat goed oogt - dat geldt met name bij het totaal gevelonderhoud - is beter verhuurbaar / inzetbaar."
Daarnaast neemt het aantal administratieve handelingen af en zal hij minder vaak een specialistisch adviseur hoeven in te huren. Tenslotte nog, ook niet onbelangrijk, de afhandeling van klachten en storingen kan hij geheel aan zich voorbij laten gaan. Die taken maken immers deel uit van het contract.

Continuïteit verzekerd

Ook aan de zijde van de opdrachtnemer zijn er voordelen. "De belangrijkste is dat de continuïteit van het bedrijf voor langere tijd is verzekerd. Bovendien heeft de opdrachtnemer dankzij de prestatieovereenkomst de relatieve luxe over een vast werkpakket te beschikken dat goed in te plannen is en waarmee hij richting zijn leveranciers wellicht kortingen kan bedingen."
Geen verliezers dus, vindt De Gelder. Hooguit misschien de adviseurs zelf voor wie slechts een bescheiden rolletje ten behoeve van de controle overblijft. Wel waarschuwt De Gelder de partijen de tijd te nemen voordat er een prestatieovereenkomst wordt getekend. Want het betreft hier een langdurige overeenkomst die voor beide partijen grote consequenties heeft, consequenties die door beide partijen wel als prettig ervaren dienen te worden.

door: Mari van Lieshout